部下宛だからこそ丁寧なメールを【がんばれ建設】NO 1361【人材育成】

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がんばれ建設
~建設業専門の業績アップの秘策~
作者;ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年7月22日

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今日の一言
「メールでタメ口は禁止」
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メールは便利な道具です。
しかし便利だからこそ、丁寧に使わないと凶器にもなり得ます。

特に部下や協力会社の方あてのメールこそ、丁寧すぎるほど
丁寧に書くべきです。

メールでも日常会話と同じ基準で、部下や後輩、協力会社宛てに
ため口を使う人がいます。
これが問題を引き起こすのです。
ため口だと「ぶっきらぼうできつい表現だ」と相手から受け取
られることがあります。

以下のメールAの文面を見てください。
部下からの報告延期の申し出に対して、上司が一言「なんで?」
と返しています。

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>次回の工程会議で、施工計画を報告する件
について、資料が間に合わないので、次々回に
回していただけないでしょうか?

なんで?

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部下の立場だとどう感じますか。
「怒られている」
「嫌な気持ちにさせてしまった」
などと感じるでしょう。

しかし、上司からすれば、怒ってもおらず、嫌な気持ちでも
なく、ただ忙しくスピード優先で返信したのかもしれません。
しかしこのようなことで、人間関係は崩れてしまうものです。

別のメールBを見てみましょう

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>○月○日に発注者に設計変更のお願いで訪問
するのですが、ちょっと心配なので
同行お願いできませんか?

私が同行するのはいいんだけど、時間もコストも
かかるよね。
それだけの意味があるのか考えたの?

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これを読むと
「声をかけない方がよかったのか」
「今後は上司への声がけは止めよう」
と思うでしょう。

2つのメールはどちらも相手に対する礼を失していて、偉そうです。
文字情報だけだと、直接の対話よりきつい表現だと捉えられやす
いのです。

この場合さらに3つの問題があります。

部下や後輩がこのことについて文句が言えないこと
メールは形が残るので何度も見てしまい、その都度嫌な気持ちに
なってしまうこと
他の人に「上司からこんな風に言われた」と転送してしまうこと

です。

では、改善例と改善ポイントを解説します。

まず、語尾をですます調にするだけでも印象が大きく変わります。
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>次回の工程会議で、施工計画を報告する件
について、資料が間に合わないので、次々回に
回していただけないでしょうか?

資料が間に合わないとのこと承知しました。
詳しい話を聞きたいので、時間があるときに
打ち合わせをしましょう。

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「なんで」「なぜ」ということばは、相手を追い詰めます。
それよりも今後どうするかを提案する方がよいです。

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>次回の工程会議で、施工計画を報告する件
について、資料が間に合わないので、次々回に
回していただけないでしょうか?

次々回に回すのは可能ですが、今後どのようにして資料を
まとめようと思っているのかを教えてください。
何か問題があり、私が関与した方が良いかどうかを
知りたいからです。

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メールBでも今後の対応を一緒に考える方がよいでしょう

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>○月○日に発注者に設計変更のお願いで訪問
するのですが、ちょっと心配なので
同行お願いできませんか?

私の同行が必要とのこと、承知しました。
私が同行して、どのような話をすればよいか
必要な資料はないのか、聞かせてください。
口頭でもよいです。
よろしくお願いします。

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さらに、部下や後輩からの情報に対しては、感謝の
言葉を添えるとよいでしょう。

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>予算書が作成できました。
ご確認ください。

了解

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これでは一所懸命に期限を守って予算書を作成した
のに対して、上司の対応があっさりしすぎています。

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>予算書が作成できました。
ご確認ください。

予算書を期限どおりに作成してくれてありがとう
ございます。
忙しい中、がんばってもらいうれしいです。
内容を確認して、あす返信します。

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このように感謝の言葉と共にねぎらいの言葉があると
「よし次の仕事もがんばろう」
と思うものです。
私はこれこそ人材育成だと思います。

「メールだからこそ丁寧に」
を心がけましょう。

日経 xTECH 2019年6月12日付田中淳子著の記事を一部
参考にしました。

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【編集後記】
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このところ打ち合わせが必要なことが多いのですが
その際ZOOMが大活躍しています。
出先の喫茶店や新幹線のデッキにて打ち合わせに参加できるので
とても便利です。