メール返信24時間を超えると『遅い』【がんばれ建設】NO 1103【建設技術】

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がんばれ建設
~建設業専門の業績アップの秘策~
作者;ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年8月8日

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今日の一言
「しっかり用件が伝わり、不快な思いをさせない」
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仕事でメールを使うことが増えてきました。
電話だけでは伝わったかどうか不明確なので、メールで確認する
などという使い方もあるでしょう。

「花王」が取扱う業務用石けんの受注は、その約6割がいまだに
FAXで届き、1日当たりの受信枚数は約1400枚に及ぶそうです。
FAX情報を社内システムに手入力するのにコストがかかっている
ため、今後はFAXを無くしてメール等に変更する方向だそうです。

日本ビジネスメール協会(東京・千代田)がまとめた
「ビジネスメール実態調査2019」からその様子を確認しましょう。

メール送受信にまつわるトラブルが増えています。
メールをもらってもすぐには返信できないことは珍しくありません。
メール返信の先送りが送り主をいらつかせています。

●返信が来ないと、「遅い」と感じるのは、
「1日(24時間)以内」(34.0%)
「2日(48時間)以内」(16.6%)
「1時間以内」(8.8%)
で24時間以内に返信しないと「遅い」と感じられるのです。

●メールを1通書くのに要する平均時間は「5分」が33.8%で最多
です。
全体の平均時間は5分27秒ですので、1日100通送信する人は
90分余りをメール書きに費やしている計算になります。
また93.5%の人は10分以内に書き終えているので、10分を超えるのは
時間をかけすぎの部類です。

●自分のメールに不安を抱くことが
「よくある」20.1%
「たまにある」53.2%
で、合計73.4%に上り、何かしらの不安を抱いている様子が
わかります。

不安内容のトップは
「正しく伝わるか」(68.1%、複数回答)だ。
続いて
「不快にさせないか」
「メールで伝えていいか」
「誤字や脱字はないか」
「宛先(メールアドレス)が間違っていないか」
「敬語が間違っていないか」
「添付ファイルを付け忘れていないか」
「送信するタイミングは適切か」
「文法が間違っていないか」
と続きます。

過去1年間に仕事でしでかしたメールの失敗は
「添付ファイルの付け忘れ」(45.5%)が第1位でした。

●過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じた人が理由に
挙げた第1位は
「必要な情報が足りない」(38.4%)
です。以下
「質問に答えていない」
「文章が失礼」
「文章が攻撃的」
「無駄な情報が多い」
「文章があいまい」
と続きます。

「しっかり用件が伝わり、不快な思いをさせない文章を5分以内に
書き、24時間以内に返信する」がメール送信の基本のようです。

日経スタイル 出生ナビ 20190624 を一部参考にしました。

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【編集後記】
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20歳の全英ゴルフ日本人優勝者が登場しました。
卓球やスケートでも若手が、がんばっています。
「今どきの若者」は褒め言葉になりそうです。