【がんばれ建設】NO 1329【建設技術】「トラブルにならないメールの書き方とは」

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がんばれ建設
~建設業専門の業績アップの秘策~
作者;ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年5月22日

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今日の一言
「漢字は多用しない」
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業務にてメールを使うことが増えてきました。
一方、メールの書き方をきちんと学んだことがある人は
少ないと思います。
私は多くのメールを受け取りますが、ベテラン社員といわれる
人でさえ、とても読みにくいメールを書かれることがあります。

ではどのように書けば良いのでしょうか。

●「読みづらいメール」とは

読みづらいメールには
・1行の文字数が多い(30文字以上)
・空白の行がない
・改行がない
・文章が5行以上続く
・箇条書きにすべき事柄が文章で書かれている
という特徴があります。

開いた瞬間、文字がギュッと詰まっているようなメールは、
直感的に「読みにくい」と感じます。
「読みにくい」ということは、メールを開いたときの画面に
反発を感じ、読む気が失せます。
こうなると、よほど特別なメールでなければ、後まわしに
されてしまいます。

●ブロック化・1行空きで本文を美しく整える

「読みやすいメール」はパッと見た印象として、文字と空き
(スペース)がバランスよく配置されています。
空きは、改行、1行空き、箇条書きによってつくり出されて
います。
文章を読みやすくするコツは、20~30文字程度で改行すること。
そして、文章のまとまりごとに「ブロック(文章の塊)」
をつくることです。
この場合のブロックは、段落のようなものだと考えてください。

ブロックは5行以内でまとめられると理想的。
もし5行に収まらなければ、できるだけ短くしてみてください。
ブロックとブロックの間には、1行分の空きを入れましょう。

●関連する情報を近くに置く

メールは、じっくり丁寧に読むというより速読することが
多いです。
速読ではキーワードを拾いながら斜め読みをします。
このとき、ブロックが分かれていれば、書き手の意図、
つまりしっかり読んでほしい箇所と、斜め読みで構わない箇所
を伝えることができます。
これなら、読む側も拾い読みが楽になるでしょう。

さらに「関連する情報を近くに置く」ととても読みやすく
なります。
例えば会議参加者への通知であれば、
日時、会場の住所、電話番号、準備品、緊急連絡先(携帯)
を載せるといいでしょう。

この時、例えば緊急連絡先(携帯)が末尾の署名欄にしか
書かれていなければ、「緊急時」に見つけられません。

●「漢字」をできるだけ使わない

手書きならひらがなで書くような表現を、ビジネスメールに
なると、
「有難う御座います」
「宜しくお願い致します」
「御対応頂けますでしょうか」
と漢字を多用する人がいますが、あまり効果的だとは言えま
せん。

尚、但し、即ち、随分、沢山、大変、様々、色々、勿論
などもひらがながよいでしょう。

漢字が多用されていると読みづらくなり、見た瞬間にブロック
全体が”黒っぽく”なります。
人によっては、それだけで読む気が失せてしまうでしょう。

●箇条書きで相手の理解度をアップさせる

メールの本文中に日時や場所、住所や連絡先といった情報が
出てくる場合は、それらを項目ごとに箇条書きにします。
各項目のアタマに「・」「■」「●」などの記号を使うと、
さらに目にとまりやすくなり、見落としを防ぐことができます。

重要な点がコンパクトにまとまるので、どこに注意して読めば
いいのか、よくわかります。
また、要点がつかみやすくなるので、誤解も生じません。

●説明が長くなりがちな要項を短く伝える

仕事の速い人は、箇条書きを駆使する中で、何を箇条書きに
したら効果的なのかという点も考えています。

・交渉時に相手に提示する条件(できること/できないこと)
・(クレームをつけられたときに)自社が対応可能な事柄
・社内調整が必要な案件で他部署に協力してほしいこと

こうすることで、伝えたい内容を受け手に負担をかけずに
伝え、トラブルを回避しているのでしょう。

相手に意図しない解釈をされるときは、実は書き方に問題が
あるということが少なからずあります。
その点、解釈のズレを防ぐのに、箇条書きは大いに役に立つの
です。

●何度もやりとりしなくてもよいような書き方をする

同じ要件に対して、何度もメールのやりとりをしている場面を
見かけます。

「●月●日の災害防止協議会に参加していただけるでしょうか」
「はい参加の予定です。ところでいつ開催予定ですか」
「●時から●時の予定です」
「わかりました。
準備しておくべきことはありますか」
「来月の作業内容と安全指示事項を用意しておいてください」

などとメールを何度もやりとりするとムダに時間がかかります。

「災害防止協議会を
●月●日●時~●時に開催します。
出欠をお知らせ下さい。

なお、出席・欠席にかかわらず
来月の作業内容と安全指示事項を、●月●日●時
までにご連絡お願いします。」

と伝えると返答は1回ですみます。

このように、見た目に配慮して情報を整理すれば、相手の
理解度も自然と高くなるでしょう。
メールは見た目が重要なのです。

『仕事が速い人はどんなメールを書いているのか』(文響社)
平野 友朗著を一部参考にしました。

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【編集後記】
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昨日より技術提案セミナーを開催しています。
このセミナーは受講生の皆さんが真剣なので
こちらもいつに増して集中して取り組んでいます
評価される提案書を書けるよう、取り組みます。