【がんばれ建設】NO 1321【建設技術】「司会者は会議を仕切ってはいけない」

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がんばれ建設
~建設業専門の業績アップの秘策~
作者;ハタ コンサルタント株式会社 降 籏 達 生
■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■2019年5月8日

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今日の一言
「結論より合意形成」
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「司会者は会議を仕切ってはいけない」
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建設工事現場ではよく会議が開催されます。
施工方法検討、クレーム対応、工期短縮策など多くの人の意見を
聞き、同意を得て前に進めたいときです。

その時、司会者が
「この件について、ご意見のある方はお願いします」
司会者が参加者にこう言うと、真っ先に発言する人がいます。

会議の中ですぐに話しだし、しかも発言の長い人がいると、
その人が議論の中心になってしまい、他の参加者が発言しなく
なってしまうことがあります。
その人の意見が正しいか、正しくないかにかかわらず、せっかく
の会議の場なのに、小数の人の意見しか聞けないとなると
会議を開催する意味がなくなります。

なぜ、そうなるのか
それは、会議のはじめに議長が「この議題について、ご意見の
ある方はお願いします」と、“全体に”向けて言うのが原因
です。
ではどうすればよいのでしょうか。

会議のはじめは「発言」させるのではなく「考える」時間に
することです。
そのために、司会者の最初の指示は「この議題について、自分
の意見を5分間、お手元のA4の紙に書きながら整理してみてく
ださい」となります。
これが、全員の意見を尊重する進行のコツです。

いままで、「会議は、とにかく結論を出すことが最も大切だ」
と考え、参加者の納得を得ることよりも、「結論」を決める
ことが最優先されてきました。
つまり、参加者の十分な納得がなされないまま決定されていた
のです。

「結論を出せばいい」ではなく、「どのように参加者の合意や
納得を得るか」と考えるとき、今までの会議とまったく違う
会議のやり方が見えてきます。
それは、できるだけたくさんの意見を引き出すことです。
思いを十分に語ることにより合意が生まれるからです。
参加者の合意を図る基本は、活発な発言にあります。

活発な発言が出るためには「自由な雰囲気」も必要です。
今までの会議のように緊張感で満ち溢れた会議では、自由に
意見は出ません。
そのため、司会者は極力、意見の整理をしないほうがいいのです。

「教えない」「目立たない」「リードしない」「引っ張らない」
「意見を言わない」「仕切らない」「元気に話さない」「中立」
「引き出す」「支援する」

そして、会議の「落しどころ」を考えないこと、会議を仕切ら
ないことが大切です。

つまり、司会者とは「結論を出す会議」ではなく、「合意を
図りながら結論を出す会議」の進行役のことを言うのです。

建設工事現場ではやや強引に結論に導く場面をよく見ます。
現場が動いているのでまったなしの状況であることは
よくわかります。
しかし今後ダイバーシティ(多様性)の考え方で現場運営する
必要が高まっていますので、このような合意形成型会議進行
をすることがより大切になってきています。

『「会議ファシリテーション」の基本がイチから身につく本』
釘山健一著(すばる舎)を一部参考にしました。

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【編集後記】
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昨日からある建設会社にて3日間の研修を実施しています。
連休明けなので、「会社に行きたくない病」の人がいないか
心配していましたが、開始時刻に全員そろっており
一安心です。
ハタ コンサルタント株式会社の社員さんも13名全員
気持ちよく出社してくれて、ありがたいことです。

ちなみに私は「会社に行きたい病」でしたから、今日もパワー
全開です。